Aumentando a sua produtividade com Wunderlist.

Apesar de não ser um tema muito comum por aqui, hoje vou falar de produtividade, mais especificamente do Wunderlist. Você se considera uma pessoa organizada?

Tenho usado o aplicativo/serviço do Wunderlist por algum tempo e ele tem funcionado perfeitamente para mim. Como muitas pessoas já vieram pedir informações sobre o aplicativo, resolvi escrever sobre ele aqui no blog – acho que com a quantidade de pessoas que já convenci a usar o Wunderlist, já posso pedir um emprego lá!
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Se formos resumir o serviço em uma frase, diríamos que é um punhado de listas que te ajudam a gerenciar tarefas. Dezenas de aplicativos fazem isso na verdade, mas achei o Wunderlist melhor por uma série de fatores que vou explorar abaixo.

Tarefas

O conceito de aplicativos de to-do, como é conhecida essa categoria, funciona da mesma forma que você pegar um pedaço de papel, fazer uma lista do que você tem que fazer e riscar tudo aquilo que já for feito.

As tarefas podem ser usadas de várias formas, mas a ideia é que elas sejam simples e objetivas, portanto sempre é melhor quebrar uma tarefa grande em pequenas tarefas.

“Para chegar longe, você deve saber quais passos você deve dar”, não é mesmo?

Dentro do Wunderlist é bem fácil de adicionar uma tarefa, você pode adicionar diretamente pelo aplicativo, usando o botão azul grande logo abaixo e também através do widget (disponível apenas para Android, acredito eu).

Due Date e Reminder

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Calendário de escolha de data no Wunderlist do navegador.

Um dos fatores que torna este aplicativo uma excelente ferramenta de gerenciador de tarefas é o fato de você pode adicionar a data de entrega da tarefa e também a data de aviso. Você pode adicionar como “Due Date” (Data a fazer) qualquer dia do ano, mas pode adicionar separadamente um “Reminder“(Aviso), que pode ser diferente da data – então você pode marcar que precisa imprimir o relatório até o próximo dia 7, mas pedir para lhe avisar 1 dia antes.

A data escolhida dentro do lembrete será também o horário da notificação, que funciona em todas as plataformas do aplicativo – no Android a notificação do aplicativo possui a opção “Marcar como feito” ou “Adiar”, que relembra a notificação 5 minutos depois.

Caso a data já tenha passado, ela fica marcada em vermelho, o que ajuda você a saber quais tarefas estão atrasadas. O número de tarefas atrasadas também aparece ao lado das listas, que vamos explicar melhor abaixo. Ao lado do nome da lista aparece a quantidade de tarefas que ela tem e em vermelho quantas delas estão atrasadas.

wunderlist_contadortarefas

237 tarefas a fazer, 7 atrasadas. Na parte superior há notificações e comentários pendentes.

Tarefas Recorrentes

Se você tem tarefas comum, aquela que você faz todas as semanas, pode criar datas recorrentes. Datas recorrentes criam a uma nova tarefa automaticamente todas as as vezes que ela é completada, mas alterando a data, obviamente.

Você corre toda terça-feira as 18 horas? Crie uma tarefa recorrente e toda na terça-feira o aplicativo irá te lembrar desta tarefa.

Esta funcionalidade pode ser especial para lembretes de tomar remédio, exercícios semanais, controle de atividades na academia, pagar contas…

Smart Dues Dates

Uma funcionalidade muito interessante são as datas inteligentes, que na verdade são um atalho para criar datas e horários nas tarefas. Ela é especialmente útil no Android, que possui um widget para criar tarefas.

Ao escrever o título de uma tarefa, você pode adicionar junto palavras-chave para definir automaticamente uma tarefa.

Fazer dever de casa tomorrow at 8 am” automaticamente cria a tarefa “Fazer dever de casa” com a data de amanhã e colocar um lembrete as 8 horas da manhã.

Por enquanto esta funcionalidade funciona apenas em inglês, mas ela já aceita uma variedade enorme de palavras, como “today“, “tomorrow“, “next week” e também datas específicas, como “Escrever e-mail para Fulano august 9 at 20:00” que irá criar a tarefa no dia 9 de Agosto as 20 horas.

Você pode ler todas as palavras-chave aceitas na documentação do Wunderlist.

Tarefas com Estrela

Se você observar o Wunderlist verá que todas as tarefas tem a possibilidade de serem marcadas como estrela. Uma tarefa marcada com estrela sempre fica na frente das outras, independente da data. Isto é para você conseguir marcar aquela tarefa urgente e não esquecer dela.

Tarefas marcadas com estrela também geram uma lista automática que centraliza todas essas tarefas em um só local, abaixo falamos um pouco mais das listas inteligentes.

Tarefas com #tag

Outra forma de filtrar o conteúdo dentro do aplicativo é usar as tags. Tags funciona dentro do Wunderlist assim como no Twitter, Instagram ou Facebook, mas apenas dentro da sua conta, obviamente.

Algumas dicas de uso dessas “hashtags” é usá-la para priorizar as suas tarefas ou mesmo para definir quanto tempo você levará para fazê-las. Já vi pessoas que adicionavam o tempo previsto para cada tarefa através das tags. “Mandar e-mail para o Fulano #5min” ou “Colocar roupa para lavar #10min”, assim, quando a pessoa tiver alguns minutos sobrando, pode filtrar quais tarefas rápidas pode fazer naquele intervalo.

No caso de priorização, você pode definir tarefas em #urgente, #semurgencia, #asap.

Eu confesso que não uso muito essas tags, mas eventualmente elas são úteis.

Sincronização de Tarefas

A sincronização entre as tarefas do Wunderlist é quase instantânea, o que torna tudo muito mais legal.

Ao marcar uma tarefa como feita, quase que na mesma hora essa tarefa é removida da lista em todos os dispositivos que você está conectado – ou da lista das pessoas que estão compartilhando com você.

Listas do Wunderlist

As listas são a principal forma de categorizar as suas tarefas, uma forma não apenas de se organizar, mas também de priorizar as suas tarefas.

O legal do aplicativo é que você não precisa usar as listas apenas para tarefas, pode também criar listas atemporais, como “livros para ler”, “filmes para ver” e qualquer outra lista de coisas que você quer guardar.

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Exemplo da tela inicial e de uma lista dentro do Wunderlist.

Listas Compartilhadas

Talvez uma das maiores vantagens do Wunderlist são as listas compartilhadas, onde você pode convidar quantas pessoas quiser e todas as tarefas criadas dentro desta listas serão visíveis a todos. Você também poderá criar tarefas e atribuir a alguma pessoa que faz parte dessa lista compartilhada, criando uma lista inteligente chamada “Atribuídas a mim”, que vamos entender um pouco melhor abaixo.

Mas o Wunderlist não é focado apenas em grandes equipes, mas em listas úteis também. Uma lista que uso e já vi muita gente usar é uma lista de mercado compartilhada, assim você pode ir adicionando tudo que você precisa comprar na próxima vez que for, assim não esquece nada importante e também não precisa lembrar de levar a lista junto toda vez. E claro, tendo uma lista de mercado compartilhada, fica mais fácil de gerenciar.

É interessante notar que uma lista compartilhada ganha um ícone diferente, assim você consegue diferenciar de uma lista normal, caso tenham nomes semelhantes.

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Este é o pop-up para compartilhar a sua lista com alguém.

Smart Lists

As listas inteligentes, nomeadas de smart lists dentro do Wunderlist são lista automáticas que o próprio serviço cria. Dentro das preferências você pode ativar ou desativar estas listas, que por padrão aparecem por primeiro dentro do aplicativo.

As listas inteligente tem ícones próprios, diferentes das listas tradicionais e compartilhadas.

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Atualmente existem seis listas inteligentes:

  • Assigned to me – Atribuído a mim – Esta lista mostra todas as tarefas que alguém marcou para você. Se não há nenhuma tarefa com o seu nome, ela não aparece.
  • Starred – Com estrela – Esta lista marca todas as tarefas marcadas com estrela. Ela é organizada por ordem das listas, portanto é um ponto inicial para você ver o que há de mais urgente a ser feito.
  • Today – Hoje – Essa é a melhor lista, na minha opinião. Com ela você vê de forma organizada todas as tarefas planejadas para hoje e quais estão atrasadas.
  • Week – Semana – Muito semelhante a lista “Hoje”, essa marca as tarefas da semana, organizando por dia. Dependendo da quantidade de tarefas que você tem, essa lista pode ser mais interessante.
  • All – Todas – Como o nome já diz, ela lista TODAS as tarefas em TODAS as listas.
  • Completed – Completas – Mostra todas as tarefas completadas. Por padrão ela vem escondida, mas eventualmente pode ser útil para fazer algum tipo de pesquisa.

Pastas

Caso você comece a usar muito o Wunderlist, certamente ficará com uma dezenas de listas entre criadas, próprias, smart lists e compartilhadas, portanto você pode usar as Pastas. Para criar uma pasta basta arrastar uma lista para cima de outra. As pastas são uma forma simples de organizar as suas listas. Você pode ter a pasta “Pessoal”, “Trabalho”, “Listas Atemporais”, enfim, existem dezenas de usos possíveis.

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Aplicativos e Plataformas

Eu uso o Wunderlist no Android e navegador web, mas ele também possui aplicativos para iOS (iPhone & iPad), Mac OS, Windows (E Windows 10!) e algumas outras plataformas.

Baixe agora mesmo o Wunderlist.

Como gerenciar projetos e equipes

Devido a possibilidade de compartilhar listas e tarefas, uma das principais utilidade do Wunderlist acaba sendo para trabalho em equipe. Você pode trabalhar em uma pequena agência ou uma grande companhia, certamente o Wunderlist poderá lhe auxiliar de alguma forma.

Você pode criar uma lista para toda a sua equipe ou criar uma pasta para o seu projeto e dividi-lo em várias pequenas listas, compartilhando especificamente com o número de pessoas que você precisa.

Eu crio listas para cada novo projeto que tenho e sempre marco com estrela uma tarefa de cada projeto para ter um controle de seu andamento (lembra das listas inteligentes?).

Para quem está familiarizado com os conceitos de Gerenciamento de Projeto como os “Métodos Ágeis” e etc, você talvez perceba algumas semelhanças do Wunderlist com o conceito de KanBan, onde você gerencia seus projetos através de Post-Its em colunas dentro de um quadro.

Wunderlist e aplicativos de calendário

Geralmente os aplicativos de tarefa são associados a calendários, assim você controla todas as suas tarefas e horários diariamente. O Wunderlist não possui um calendário nativo (infelizmente), mas você pode facilmente integra-lo a outros serviços.

O que mais se destaca nessa lista certamente é o Outlook. O Wunderlist possui um add-in para o Outlook, aumentando a sua integração com o calendário da Microsoft – curiosidade, desde 2015 o Wunderlist pertence a Microsoft.

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Integração do Wunderlist com o Outlook já é possível.

Caso você possua Google Agenda ou qualquer outro serviço/programa de calendário no seu computador, você pode usar o calendar feed para ter uma espécie de integração – chamo de “espécie” porque não é realmente uma integração, mas um espelho das tarefas. Neste rápido tutorial eles ensinam a fazer esta integração.

Na publicação de anúncio da integração com o Outlook questionei sobre a integração com o Google Agenda e eles comentaram que já estavam trabalhando nisso, nos resta aguardar.

Concorrentes

Existem dezenas de serviços que tem funcionalidades semelhantes ou iguais ao Wunderlist, alguns possuem tarefas melhores ou integrações mais poderosas. Tudo depende do seu dia-a-dia, necessidades e objetivos.

Concorrentes Semelhantes

Entre os principais concorrentes que tem funcionalidades semelhantes, estão o Google Keep que possui um conceito MUITO semelhante, mas com diferenças sutis. Eu testei o Google Keep, mas ainda acabei preferindo o Wunderlist.

O Evernote é muito semelhante, mas as funcionalidades de lembrete vieram depois de seu surgimento, portanto ele funciona muito melhor como um bloco de anotações do que como uma lista de tarefas, apesar de estar preparado para fazer.

Muitas pessoas falam do Todoist e do Remember The Milk, que são ótimas alternativas ao Wunderlist. Como nunca usei nenhum deles, não consigo dizer muito sobre. Caso você já tenha usado qualquer um deles, deixe a sua opinião nos comentários 😉

Concorrentes Indiretos

Apesar de não serem tão semelhantes a estrutura básica do Wunderlist, existem diversos outros aplicativos que resolvem os mesmo problemas ou oferecerem diferentes soluções para os mesmos.

Dentro desta listas podemos incluir o Trello, Asana e Wrike como ferramentas de gerenciamento de projetos, perfeito para empresas e pequenas equipes.

Existem também o Slack e HipChat, que focam muito mais na troca de mensagens dentro de uma equipe.

Conhece algum outro aplicativo ou serviço semelhante? Deixe nos comentários!


Bom, essa é uma visão geral do Wunderlist e todas as funcionalidades presentes no serviços e seus aplicativos. Tenho usado ele por alguns meses e realmente tem me ajudado muito nas tarefas diárias e em lembrar de coisas que quero fazer.

Recomendo a todos que testem o Wunderlist ou outras ferramentas semelhantes, elas realmente podem lhe ajudar na sua produtividade 🙂

Caso você também seja usuário de Wunderlist ou algo semelhante, deixe um comentário comentando a sua experiência!

PUBLICADO POR

Dennis Altermann

Fundador-Editor aqui no blog Midiatismo, trabalhando com marketing digital na DuPont Pioneer do Brasil. Entusiasta e estudioso nas áreas de comunicação, cultura, comportamento e tecnologias digitais.

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  • Gibran Sirena

    O que mais curto são as subvidisões que tu consegue criar, uma pasta com listas, listas com tarefas e tarefas com subtarefas. Parece confuso, mas se tu organizar bem o ambiente de afazeres fica muito clean.
    Acho massa também o recusro gráfico que eles fizeram na medida que tu vai completando as subtarefas uma barra vai enchendo por detrás do título da tarefa

    • Sim, verdade. Ele tem várias formas de organização, dai tu vê qual se adapta melhor. Como tu falou, tem pastas, listas, tarefas e subtarefas, mas também tem as #tags e também as estrelas, que eventualmente podem ser usadas como uma forma de organização também.

  • Lais Maria Peres

    Olá as listas do meu Wunderlist sumiram, aqueles como filmes, elas ainda tão disponiveis ou eles tiraram do programa?

    • Não tenho certeza se entendi corretamente. Você se refere as listas públicas? Elas existiam antigamente, mas foram removidas a não muito tempo.


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